Simples Nacional e Substituição Tributária

Este material foi atualizado em razão da publicação do Comunicado SRE nº 6/2024 (DOE-SP de 06.05.2024), que impactou especificamente o tópico sobre redução de base de cálculo do ICMS-ST. O procedimento cuida dos reflexos fiscais para o optante pelo Simples Nacional que realiza operações com mercadorias sujeitas ao regime de substituição tributária, situação em que ele recolhe o ICMS-ST na condição de contribuinte substituto.

O Simples Nacional é o Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), instituído pela Lei Complementar nº 123/2006. Reúne 8 tributos pagos mensalmente em um único Documento de Arrecadação Simplificada (DAS): 6 federais, 1 municipal e 1 estadual (o ICMS). O enquadramento no regime, porém, não afasta o dever de recolher determinados tributos fora da sistemática, hipótese em que se observa a legislação aplicável às demais pessoas jurídicas — é o caso das operações com mercadorias submetidas à substituição tributária. A substituição tributária consiste em atribuir a responsabilidade pelo pagamento do imposto a terceiro vinculado ao fato gerador. Com base nos arts. 13, § 6º, e 77, §§ 4º e 5º, da LC nº 123/2006, o substituto recolhe o imposto de responsabilidade própria "por dentro" do Simples Nacional e apura o ICMS-ST fora da sistemática do regime, como se fosse enquadrado no regime normal. Em síntese do quadro sinótico: (a) o optante está obrigado ao recolhimento do ICMS-ST, feito por fora do DAS; (b) há dispensa da ST para mercadorias fabricadas em escala industrial não relevante, desde que atendidas cumulativamente as condições do tópico próprio — tais mercadorias são as relacionadas no Anexo XXVII do Convênio ICMS nº 142/2018; (c) o prazo de recolhimento do ICMS-ST vai até o último dia do 2º mês subsequente ao da saída da mercadoria; (d) a forma de recolhimento é o DARE-ICMS; (e) o código de situação tributária aplicável é o CSOSN. Base: LC nº 123/2006, art. 13, § 6º; Resolução CGSN nº 140/2018, art. 5º.

A regra de recolher o ICMS-ST à parte não incide quando o optante opera com mercadorias fabricadas em escala industrial não relevante; nesse caso, fica dispensado da aplicação do regime de ST. Consideram-se em escala industrial não relevante os bens e mercadorias listados no Anexo XXVII do Convênio ICMS nº 142/2018, quando produzidos por contribuinte que atenda cumulativamente às condições estabelecidas. Não se enquadram nessa condição os bens e mercadorias importados do exterior ou com conteúdo de importação superior a 40%, nos termos da Resolução do Senado Federal nº 13/2012. Como regra geral, o contribuinte que atenda às condições e queira afastar a ST deve solicitar credenciamento à administração tributária da UF de destino, protocolizando o formulário do Anexo XXVIII do Convênio ICMS nº 142/2018 quando o credenciamento for exigido. O Estado de São Paulo, atualmente, não exige esse credenciamento do optante em condição de escala industrial não relevante: nas operações internas, o contribuinte paulista fica dispensado dessa obrigação acessória, bastando informar essa situação diferenciada no campo "Dados Adicionais" da nota fiscal, nos grupos Produto e Serviço / Dados e Informações Adicionais da NF-e. Base: LC nº 123/2006, art. 13, § 8º; Convênio ICMS nº 142/2018, cláusulas nona, V, vigésima e vigésima segunda, § 3º; Resposta à Consulta nº 21.410/2020.

O PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional - Declaratório) é o sistema eletrônico que realiza o cálculo do Simples Nacional para os períodos de apuração (PA). Substituto: é o responsável pelo pagamento do imposto devido nas etapas subsequentes. Como recolhe o ICMS sobre a operação própria dentro do Simples Nacional e o ICMS-ST por fora, deve informar a receita no PGDAS-D como "Sem substituição tributária/tributação monofásica/antecipação com encerramento de tributação". Com essa marcação, o aplicativo calcula o ICMS sobre a operação própria com base na receita informada (ICMS devido na forma do Simples Nacional), enquanto o ICMS-ST devido por terceiros é calculado e recolhido diretamente ao Estado, em guia específica, fora do regime (Manual do PGDAS-D 2018). Substituído: é quem não é responsável pela retenção do imposto já destacado em etapa anterior. Deve informar tais receitas de forma destacada, para que o aplicativo as desconsidere da base de cálculo dos tributos objeto de substituição — observando que essas receitas continuam integrando a base dos demais tributos do Simples Nacional. As receitas de revenda de mercadorias sujeitas à ST devem ser informadas como "Revenda de mercadorias COM substituição tributária", selecionando, na listagem do box do tributo ICMS, a opção "substituição tributária". Exemplo: um comércio adquire produto da indústria para revenda sujeito à ST de ICMS; o ICMS das saídas desse comércio já foi recolhido em etapa anterior pela indústria (substituto). No aplicativo, o comércio informa "revenda de mercadorias com substituição tributária" e, assim, não é gerado valor a recolher de ICMS sobre essas saídas. Recolhimento do ICMS no regime simplificado (operação interna) Em operação interna (dentro de São Paulo), há duas situações: (a) o substituído não recolhe o ICMS próprio no PGDAS, pois esse imposto já foi retido; (b) o substituto recolhe o ICMS próprio dentro do regime simplificado, porque a receita é tributada normalmente com os demais tributos do Simples Nacional, e recolhe o valor devido por substituição tributária fora da sistemática do regime. Cálculo do ICMS-ST fora do regime simplificado Quando o sujeito passivo por substituição (substituto) é optante pelo Simples Nacional, o valor a recolher a título de ST é a diferença entre o imposto obtido pela aplicação da alíquota interna sobre a base de cálculo prevista para a operação sujeita à ST e o valor resultante da aplicação da alíquota interna ou interestadual, conforme o caso, sobre o valor da operação própria do remetente. A relação pode ser expressa como: (BC ST x alíquota interna) - (BC próprio x 18%) = ICMS-ST. Assim, nas operações sujeitas à ST, os optantes pelo Simples Nacional equiparam-se às empresas do regime normal, seguindo as mesmas regras de recolhimento do ICMS-ST. Nota: o optante, na condição de substituto em operação interestadual, não aplica a MVA ajustada prevista em convênio ou protocolo; deve aplicar a MVA prevista para as operações internas na legislação da UF de destino ou em convênio e protocolo. Exemplo de cálculo: BC próprio = R$ 1000,00 x 18% = R$ 180,00; BC ST = R$ 1000,00 + 50% (IVA) = R$ 1500,00; Cálculo do ICMS-ST = R$ 1500,00 x 18% = R$ 270,00; ICMS-ST = R$ 270,00 - R$ 180,00 = R$ 90,00. Base: Resolução CGSN nº 140/2018; RICMS-SP/2000, art. 268. Redução de base de cálculo do ICMS-ST O Regulamento do ICMS, no art. 51, dispõe que o Anexo II relaciona as operações e produtos sujeitos à redução da base de cálculo do imposto. Dúvida frequente é se essa redução também alcança a base de cálculo da substituição tributária: o próprio art. 51 admite tal aplicabilidade, desde que a redução se estenda às operações subsequentes "até o consumidor ou usuário final". Ilustrando essa expressão: quando a redução da base é concedida apenas para saídas internas realizadas por fabricantes ou atacadistas, sem alcançar as operações subsequentes até o consumidor final, o benefício não pode ser aplicado no cálculo do ICMS-ST, pois a ST pressupõe a tributação de toda a cadeia de circulação da mercadoria. Outra dúvida diz respeito à redução em operações realizadas por optantes pelo Simples Nacional na condição de remetentes: a redução de base de cálculo não se aplica à operação própria do optante — o imposto dessa operação é apurado dentro do regime simplificado, conforme alíquotas e regras do Simples, sem qualquer redução prevista no Anexo II. Contudo, para fins de cálculo do ICMS-ST, a legislação admite que o optante considere o valor da operação com a base reduzida, aplicando sobre ela a alíquota interna correspondente, exclusivamente para efeito da dedução do imposto próprio no cálculo do ICMS-ST. Esse entendimento é confirmado pela Resposta à Consulta nº 20.995/2019: na saída interna de "catchup" em embalagem inferior a 650 gramas, classificado no código 2103.20.10 da NCM, com destino a contribuinte RPA, o imposto devido por substituição será a diferença entre o valor calculado pela aplicação da alíquota interna sobre a base de cálculo prevista para a operação sujeita à ST (utilizando o IVA-ST apropriado para a mercadoria) sem a redução de base de cálculo em questão, e o valor resultante da aplicação da alíquota interna sobre o valor da operação própria do consulente — sendo que a referida redução de base de cálculo deve ser considerada apenas para efeito do cálculo do imposto da substituição tributária (e não do devido pela operação própria). Procedendo assim, o consulente continua recolhendo o imposto de suas operações próprias pelas regras do Simples Nacional e, ao mesmo tempo, promove o pagamento do imposto das operações subsequentes, na condição de substituto, no mesmo montante que qualquer outra empresa fabricante paulista do mesmo produto não optante recolheria. Base: RICMS-SP/2000, art. 51, parágrafo único, Anexo II; Resposta à Consulta nº 20.995/2019.

O contribuinte paulista do Simples Nacional recolhe o ICMS-ST fora da sistemática do regime, seguindo a legislação paulista. Para todas as saídas internas com mercadorias sujeitas à ST na condição de substituto, o prazo é até o último dia do 2º mês subsequente ao da saída da mercadoria, mediante DARE-ICMS, com código de receita 14602 - ICMS - Substituição Tributária (DeSTDA - ST) - Simples Nacional (visualização com o código 146-6). Notas: (1) a Sefaz/SP divulgou que o DARE passou a substituir a GARE e a GNRE para pagamentos a favor do Estado — a GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais) e a GARE (Guia de Arrecadação de Receitas Estaduais). (2) Foram criados novos códigos de recolhimento para optantes pelo Simples Nacional: 04602 - ICMS - Diferencial de Alíquota (DeSTDA - DIF) - Simples Nacional (visualização com o código 046-2); 14602 - ICMS - Substituição Tributária (DeSTDA - ST) - Simples Nacional (visualização com o código 146-6); e 14603 - ICMS - Recolhimento Antecipado de Substituição Tributária (DeSTDA - RAST) - Simples Nacional (visualização com o código 146-6). Base: RICMS-SP/2000, art. 268, § 2º, item 3; Portaria CAT nº 125/2011, art. 7º-M; Portaria CAT nº 126/2011, Tabela I.

Quando a ME ou EPP se revestir da condição de responsável por substituição tributária, atuando como substituto, deve indicar, na emissão da nota fiscal, a base de cálculo e o imposto retido no campo próprio do documento fiscal. Sem prejuízo dos demais campos obrigatórios, a NF-e deve observar as recomendações do Manual de Orientação do Contribuinte emitente de NF-e. Conforme o art. 59, § 6º, da Resolução CGSN nº 140/2018, ao se revestir da condição de responsável, inclusive de substituto, a ME/EPP faz a indicação da base de cálculo e do imposto retido no campo próprio. A nota fiscal deve conter: BC do ICMS próprio — não deve ser preenchido; BC do ICMS-ST — deve ser preenchido; e, no campo "Informações Complementares", a expressão "Permite crédito do ICMS no valor de R$ ____, correspondente à alíquota de ____%, nos termos do art. 23, da LC nº 123/2006". Base: Resolução CGSN nº 140/2018, arts. 58 e 59.

O CRT é o campo da NF-e que identifica o regime tributário do contribuinte. Os valores possíveis correspondem a: Simples Nacional; Simples Nacional - excesso de sublimite da receita bruta; Regime Normal; e Simples Nacional - Microempreendedor Individual (MEI). Para empresa enquadrada no Simples Nacional, utiliza-se a opção "1". Para empresa do Simples Nacional que excedeu o sublimite, utiliza-se a opção "2". Nota sobre excesso de sublimite: em São Paulo, entende-se por excesso de sublimite a empresa que ultrapassa o faturamento acima de R$ 3.600.000,00 e, por isso, fica impedida de recolher o ICMS pelo Simples Nacional, nos termos do art. 12 da Resolução CGSN nº 140/2018. Base: Ajuste Sinief nº 3/2010, Anexo Único, Tabela A.

Os códigos de situação tributária utilizados pelo Simples Nacional (CSOSN) constam da Tabela B do Ajuste Sinief nº 3/2010, com prazo de vigência até 02.04.2023; a partir de 03.04.2023, caso não haja nova prorrogação, o CSOSN será substituído, com as devidas adaptações do regime, pelos CST. Códigos da Tabela B relacionados à ST — Substituto tributário: 201 - Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributária (operações que permitem a indicação da alíquota do ICMS devido pelo Simples Nacional e do valor do crédito, com cobrança do ICMS por ST); 202 - Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributária (operações que não permitem a indicação da alíquota do ICMS devido pelo Simples Nacional e do valor do crédito, não abrangidas pelos códigos 103, 203, 300, 400, 500 e 900, com cobrança do ICMS por ST); 203 - Isenção do ICMS no Simples Nacional para faixa de receita bruta e com cobrança do ICMS por substituição tributária (operações de optantes contemplados com isenção para faixa de receita bruta nos termos da LC nº 123/2006, com cobrança do ICMS por ST). Substituído: 500 - ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária (substituído) ou por antecipação (operações sujeitas exclusivamente ao regime de ST na condição de substituído ou de antecipações). Base: Ajuste Sinief nº 3/2010, Anexo Único, Tabela B.

A Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação (DeSTDA) foi instituída pelo Ajuste Sinief nº 12/2015 e, em São Paulo, pela Portaria CAT nº 23/2016, com especificações técnicas no Ato Cotepe/ICMS nº 47/2015. Deve ser apresentada mensalmente pelas ME e EPP contribuintes do ICMS e optantes pelo Simples Nacional, exceto os MEI e os estabelecimentos impedidos de recolher o ICMS pelo Simples Nacional por terem ultrapassado o sublimite estadual. Nela, os optantes inscritos no Cadastro de Contribuintes do ICMS declaram mensalmente o ICMS pago fora da sistemática do Simples, como a substituição tributária e a antecipação tributária nas entradas interestaduais com encerramento na tributação (art. 426-A do RICMS/SP). Prazo de entrega: a DeSTDA deve conter as informações das operações e prestações do mês de referência e ser entregue até o dia 28 do mês subsequente ou, quando for o caso, até o 1º dia útil imediatamente seguinte.

A exclusão de mercadoria do regime da ST não enseja a compensação da parcela do imposto devida na entrada, em estabelecimento de contribuinte do Simples Nacional, de mercadorias oriundas de outro Estado, incluída na retenção ou na antecipação. O valor do imposto a ser compensado deve ser deduzido do ICMS devido na forma do Simples Nacional, no mês posterior ao da exclusão da mercadoria do regime, com uso do campo "Redução da Base de Cálculo" do PGDAS-D. Se o valor a compensar for superior ao ICMS devido na forma do Simples Nacional nesse mês posterior, a diferença pode ser compensada nos meses seguintes. Base: Portaria CAT nº 28/2020, art. 3º, §§ 3º e 4º.

Na inclusão de mercadoria no regime da ST por contribuinte optante pelo Simples Nacional, o imposto devido sobre o estoque da mercadoria incluída é calculado por fórmula própria, cujos elementos são: D = valor do imposto a ser recolhido em razão de um item de um documento fiscal; VlMerc = valor da mercadoria indicado no item do documento fiscal, relativo à entrada, incluídos frete, carreto, seguro, impostos e outros encargos transferíveis ao adquirente; e pRedBc = percentual de redução de base de cálculo definido na legislação. Nos casos em que a legislação define a redução de modo que a carga tributária corresponda a um percentual ali definido, o percentual de redução é obtido pelo cálculo: pRedBc = (alíquota interna - alíquota efetiva) / alíquota interna. O optante deve recolher o débito por meio de guia de recolhimentos especiais, em até 12 parcelas mensais, iguais e sucessivas, com vencimento no último dia útil de cada mês, sendo a 1ª parcela recolhida no 1º mês de vigência da inclusão da mercadoria no regime da ST. Não é possível compensar esse débito com eventuais créditos relativos à exclusão da mercadoria do regime. Base: Portaria CAT nº 28/2020, art. 5º, Anexo VII. Devolução e ressarcimento do ICMS diferencial e antecipação tributária O optante pelo Simples Nacional que recebe mercadorias remetidas por estabelecimento de outra UF está sujeito ao recolhimento do valor resultante da multiplicação do percentual correspondente à diferença entre a alíquota interna e a interestadual pela base de cálculo (diferencial de alíquotas) e, ao adquirir produtos de contribuinte de outra UF com a qual São Paulo não tenha acordo de ST, deve fazer o pagamento antecipado do ICMS, nos termos do art. 426-A do RICMS-SP/2000. Ambos os recolhimentos ocorrem até o último dia do 2º mês subsequente ao da entrada no estabelecimento, sendo apurados e lançados na DeSTDA (entregue até o dia 28 do mês subsequente ou, quando for o caso, até o 1º dia útil seguinte). Na devolução dessas mercadorias — que anula os efeitos da operação anterior, conforme art. 4º, IV, do RICMS/SP-2000 — o contribuinte pode ser dispensado do recolhimento ou obter o ressarcimento tanto do ICMS do diferencial de alíquotas quanto, quando for o caso, do ICMS recolhido por antecipação, observando: (a) antes do recolhimento, no prazo legal: (a.1) se a devolução ocorrer antes do prazo de entrega da DeSTDA (art. 1º, § 2º, da Portaria CAT nº 23/2016), basta apresentar a declaração já com os ajustes, deduzindo os valores das devoluções; (a.2) se já houver apresentação da DeSTDA, mas não o recolhimento do imposto declarado, o contribuinte pode retificar a declaração enviando outro arquivo digital, conforme o art. 6º da mesma Portaria CAT nº 23/2016; (b) após o recolhimento do imposto: (b.1) tratando-se de diferencial de alíquotas (art. 115, XV-A, "a", do RICMS-SP/2000), pode-se pedir administrativamente a restituição da importância paga por ofício ao posto fiscal da circunscrição; (b.2) quanto ao ICMS antecipado (art. 426-A do RICMS-SP/2000), pode-se pedir o ressarcimento nos termos da Portaria CAT nº 42/2018 ou, alternativamente, a restituição administrativa da importância paga por ofício ao posto fiscal de vinculação das atividades. Base: RICMS-SP/2000, arts. 4º, IV, 115, XV-A, "a", e 426-A; Portaria CAT nº 23/2016; Portaria CAT nº 42/2018; Resposta a Consulta nº 20.636/2019.

ICMS-ST recolhido fora do DAS: O optante pelo Simples Nacional que atua como substituto apura e recolhe o ICMS-ST fora da sistemática do regime, como se fosse do regime normal, por DARE-ICMS (código 14602). Somente o ICMS próprio é recolhido dentro do DAS. Recolher o ICMS-ST 'por dentro' do Simples é erro. Redução de base de cálculo só alcança a ST quando se estende até o consumidor final: A redução de base de cálculo do Anexo II só pode ser aplicada ao cálculo do ICMS-ST se o benefício se estender às operações subsequentes até o consumidor ou usuário final (art. 51, RICMS-SP/2000). Quando concedida apenas para saídas de fabricante ou atacadista, sem alcance à cadeia posterior, não se aplica ao ICMS-ST. Tópico atualizado pelo Comunicado SRE nº 6/2024. Redução não se aplica à operação própria do optante: A redução de base de cálculo do Anexo II não se aplica à operação própria do optante pelo Simples Nacional (apurada dentro do regime, sem redução). A base reduzida só pode ser considerada para efeito da dedução do imposto próprio no cálculo do ICMS-ST (Resposta à Consulta nº 20.995/2019). MVA/IVA em operação interestadual: não usar a MVA ajustada: O optante, como substituto em operação interestadual, não aplica a MVA ajustada de convênio ou protocolo; deve aplicar a MVA prevista para as operações internas na legislação da UF de destino ou em convênio/protocolo. Prazo do ICMS-ST e da DeSTDA: O ICMS-ST (e o diferencial/antecipação) é recolhido até o último dia do 2º mês subsequente ao da saída (ou entrada) da mercadoria; a DeSTDA é entregue até o dia 28 do mês subsequente ou, quando for o caso, até o 1º dia útil seguinte. Relatório demonstrativo até o último dia útil da 1ª quinzena de cada mês. Transição CSOSN para CST: Os CSOSN (Tabela B do Ajuste Sinief nº 3/2010) têm vigência indicada na fonte até 02.04.2023; a partir de 03.04.2023, na ausência de prorrogação, seriam substituídos, com adaptações, pelos CST. Verificar prorrogações vigentes antes de parametrizar.

O campo cst_icms do schema foi mantido null porque a operação diz respeito ao Simples Nacional, cujo código de situação tributária aplicável é o CSOSN (substituto: 201, 202 e 203; substituído: 500), e não o CST regular. A fonte apenas menciona a possível substituição futura dos CSOSN pelos CST a partir de 03.04.2023, sem indicar o código CST específico. A fonte não indica CFOP interno nem CFOP interestadual específicos para a operação; campos cfop_interno e cfop_interestadual mantidos null. A fonte não menciona código de benefício fiscal (cBenef); campo cbenef mantido null. As condições cumulativas para caracterização de mercadoria fabricada em escala industrial não relevante são referidas na fonte, mas o rol das condições em si não está transcrito no insumo. A fórmula de cálculo do imposto sobre o estoque na inclusão de mercadoria na ST (tópico 13) é referida com definição de suas variáveis (D, VlMerc, pRedBc), mas a expressão algébrica completa não consta transcrita no insumo, apenas o subcálculo de pRedBc. A alíquota interna padrão de 18% adotada nos exemplos de cálculo reflete o exemplo do insumo; a alíquota efetivamente aplicável varia conforme a mercadoria/NCM.

Lei Complementar nº 123/2006, arts. 13, §§ 6º e 8º, 23 e 77, §§ 4º e 5º; Resolução CGSN nº 140/2018, arts. 5º, 12, 58 e 59; RICMS-SP/2000, arts. 4º, IV; 51 e parágrafo único, Anexo II; 115, XV-A, "a"; 254, parágrafo único; 268, § 2º, itens 2 e 3; 426-A; Convênio ICMS nº 142/2018, cláusulas nona, V, vigésima e vigésima segunda, § 3º, Anexos XXVII e XXVIII; Ajuste Sinief nº 3/2010, Anexo Único, Tabelas A e B; Ajuste Sinief nº 12/2015; Ato Cotepe/ICMS nº 47/2015; Portaria CAT nº 23/2016, arts. 1º, § 2º; 6º; 7º, § 1º; Portaria CAT nº 28/2020, arts. 3º, §§ 3º e 4º, e 5º, Anexo VII; Portaria CAT nº 42/2018; Portaria CAT nº 125/2011, art. 7º-M; Portaria CAT nº 126/2011, Tabela I; Resolução do Senado Federal nº 13/2012; Comunicado SRE nº 6/2024 (DOE-SP de 06.05.2024); Resposta à Consulta nº 20.995/2019; Resposta à Consulta nº 21.410/2020; Resposta a Consulta nº 20.636/2019; Manual do PGDAS-D 2018.