Documentos fiscais — regras gerais

A pessoa inscrita no Cadastro de Contribuintes do ICMS emite, conforme a operação ou prestação, os documentos fiscais do art. 124 e do art. 212-O do RICMS-SP/2000. Entre os principais: a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55, em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, e à Nota Fiscal de Produtor (art. 212-O, § 6º; Portaria SRE nº 80/2025); a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), modelo 65, de emissão opcional nas vendas a não contribuintes (Portaria SRE nº 40/2024); o Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e-SAT), nas vendas à vista a não contribuinte com retirada ou consumo no próprio estabelecimento, em valor de até R$ 10.000,00; o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o CT-e OS, modelo 67 (Ajuste SINIEF nº 10/2016); o Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e), modelo 63 (Portaria CAT nº 102/2018); o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e); a Guia de Transporte de Valores Eletrônica (GTVe); os documentos auxiliares Danfe e Dacte; e o Despacho de Transporte (modelo 17), a Ordem de Coleta de Cargas (modelo 20) e o Resumo de Movimento Diário (modelo 18). O calendário de transição concentra várias datas. A NFCom passou a ser emitida, a contar de 1º.11.2025, em substituição à Nota Fiscal de Serviço de Comunicação (modelo 21) e à de Telecomunicações (modelo 22), nos termos da Portaria SRE nº 14/2025. A Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e) substitui, a contar de 1º.10.2025, a Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica (Portarias SRE nº 14/2025 e nº 42/2025). Desde 05.01.2026 tornou-se obrigatória a emissão de NF-e por produtor rural (Portaria SRE nº 80/2025, art. 4º). O CF-e-SAT será descontinuado a partir de 1º.01.2026 (art. 34-D da Portaria CAT nº 147/2012). O BP-e de transporte metropolitano (BP-e TM), emitido ao fim do ciclo de viagens de cada veículo, torna-se obrigatório a contar de 1º.07.2026 (Portaria CAT nº 102/2018, art. 6º, §§ 6º e 7º). E a Nota Fiscal Eletrônica do Gás (NFGas), modelo 76, deve ser emitida pelos contribuintes que operam com gás canalizado distribuído em redes urbanas a partir de 03.11.2026 (Ajuste SINIEF nº 38/2025; Portaria SRE nº 28/2026). O Regime Especial da Nota Fiscal Fácil (NFF) permite a emissão simplificada de CT-e e MDF-e pelo Transportador Autônomo de Cargas (desde 1º.01.2023) e de NF-e e NFC-e por produtor rural e MEI (desde 05.08.2024), nos termos da Portaria SRE nº 97/2022 e do Ajuste SINIEF nº 37/2019. É obrigatória a manutenção de impresso de nota fiscal em cada estabelecimento, ainda que exclusivamente varejista, excetuado o estabelecimento rural de produtor, e é vedada a utilização simultânea dos modelos 1 e 1-A, salvo com séries distintas (art. 124, §§ 2º e 4º).

A Declaração de Conteúdo Eletrônica (DC-e) e a Declaração Auxiliar de Conteúdo Eletrônica (DACE), instituídas pelo Ajuste SINIEF nº 5/2021, têm uso obrigatório a partir de 06.04.2026. São documentos digitais que substituem a antiga Declaração de Conteúdo em papel, usada para remessas de bens ou mercadorias desacompanhadas de nota fiscal — prática que não era adotada no Estado de São Paulo. A DC-e deve ser emitida por pessoa física ou jurídica não contribuinte do ICMS, antes do início do transporte, nas situações em que não houver exigência de documento fiscal, condicionada à autorização de uso prévia concedida pelo ambiente nacional. O credenciamento e os demais procedimentos seguem o Ajuste SINIEF nº 5/2021 e o Manual de Orientação da Declaração de Conteúdo Eletrônica (MODC). A DACE é afixada, preferencialmente de forma visível, junto à embalagem dos bens e mercadorias a serem transportados. Na DC-e e na DACE são obrigatórias as expressões que definem quem é contribuinte do ICMS (art. 4º da LC federal nº 87/1996) e que advertem sobre o crime contra a ordem tributária por não fornecimento de documento fiscal (inciso V do art. 1º da Lei federal nº 8.137/1990). Após a autorização de uso, a DC-e não pode ser modificada, devendo ser disponibilizada aos envolvidos na operação de transporte (Ajuste SINIEF nº 5/2021; Portaria SRE nº 28/2025). Série e Subsérie, Momento da Emissão e Regularização Os documentos são confeccionados e utilizados com observância de séries (arts. 197 a 199): a série "B", na prestação com início no Estado e término em seu território ou no exterior (modelos 7, 8, 9, 10, 11, 17, 20, 21 e 22); a série "C", nesses mesmos documentos, na prestação com início no Estado e término em outro; a série "D", quando o destinatário ou usuário for consumidor (Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, e Bilhetes de Passagem modelos 13 a 16); e a série "F", no Resumo de Movimento Diário, modelo 18. Cada série pode ter duas ou mais subséries, designadas por algarismo a partir de 1 aposto à letra da série, exigida subsérie distinta quando o contribuinte realizar operações não sujeitas ao imposto simultaneamente com as sujeitas, operações com alíquotas diferentes, com produto estrangeiro de importação própria ou adquirido no mercado interno, ou quando a legislação assim exigir. Admite-se "Série Única" e o Fisco pode restringir a quantidade de séries ou subséries. O contribuinte, excetuado o produtor, emite nota fiscal antes de iniciada a saída da mercadoria; no momento do fornecimento de alimentação, bebida ou outra mercadoria; antes da tradição real ou simbólica na transmissão de propriedade sem trânsito pelo estabelecimento; na entrada de mercadoria, bem ou aquisição de serviços nas hipóteses do art. 136; e nas hipóteses do IPI. É vedada a emissão de documento que não corresponda a efetiva saída ou entrada de mercadoria ou a efetiva prestação (art. 125; art. 204). Na prestação de serviço de transporte e de comunicação, o documento é emitido antes do início da prestação; a Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações é emitida por serviço prestado ou, quando medido periodicamente, no fim do período de medição (art. 155 e correlatos). Há emissão também para regularização (art. 182): no reajustamento de preço; na exportação, se o contrato de câmbio acrescer valor; na regularização de diferença de preço ou de quantidade no período de apuração do documento original; para lançamento do imposto não efetuado em época própria por erro; no encerramento das atividades, quanto ao estoque final; e na diferença de selos de controle. No reajustamento e no acréscimo por câmbio, o documento é emitido em 3 dias contados da efetivação. Feita a regularização após o período de apuração do documento original, o contribuinte recolhe a diferença em guia de recolhimentos especiais e escritura o documento complementar, salvo se tiver mantido saldo credor nunca inferior à diferença.

As irregularidades na emissão podem ser sanadas pelo cancelamento do documento, mas apenas quando o erro for percebido antes da saída das mercadorias. Nesse caso, conservam-se em talonário, formulário contínuo ou jogos soltos (quando não se tratar de documentos eletrônicos) todas as vias da nota cancelada, com declaração dos motivos e referência, se for o caso, ao novo documento emitido. É permitida a utilização de carta de correção — ou Carta de Correção Eletrônica (CC-e), na hipótese de NF-e ou CT-e — para regularizar erro na emissão, exceto quando o erro estiver relacionado com: as variáveis que determinam o valor do imposto (base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou prestação); a correção de dados cadastrais que implique mudança do emitente, tomador, remetente ou destinatário; a data de emissão ou de saída; os campos da nota fiscal de exportação informados na Declaração Única de Exportação (DU-E); e a inclusão ou alteração de parcelas de vendas a prazo (art. 183, § 3º; art. 200, I; Portaria CAT nº 162/2008, art. 19; Portaria CAT nº 55/2009, art. 22). A concessão de benefício fiscal não dispensa as obrigações acessórias, embora, a critério do Fisco, possa ser dispensada a emissão de documento em operação isenta ou não tributada realizada no território do Estado. É vedado o destaque do imposto quando a operação for beneficiada por isenção, não incidência, suspensão, diferimento ou responsabilidade atribuída a terceiro, mencionando-se essa circunstância no documento com o dispositivo pertinente (arts. 192 e 186).

Considera-se inidôneo, fazendo prova apenas a favor do Fisco, o documento que: for emitido por contribuinte que não esteja em situação regular; não for exigido para a operação; contiver declaração falsa, estiver adulterado ou preenchido de forma a não permitir a identificação da operação; for emitido em hipótese não prevista; contiver valores diferentes nas vias; possuir o mesmo número de ordem, série e subsérie de outro documento; não estiver provido de selo de controle, quando exigido; tiver sido confeccionado sem autorização fiscal ou por estabelecimento diverso; tiver sido emitido por máquina registradora, PDV ou processamento de dados sem as exigências legais; tiver sido utilizado ou emitido com dolo, fraude, simulação ou erro para possibilitar o não pagamento do ICMS ou vantagem indevida; não tiver sido previamente registrado em sistema da Sefaz; não contiver o número de registro da operação ou prestação; não tenha sido registrado eletronicamente para geração do Registro Eletrônico de Documento Fiscal (REDF); apresente divergência com o REDF após os prazos; ou, no caso do CF-e-SAT (modelo 59), não seja objeto de confirmação eletrônica de recepção pelo Fisco. A operação acobertada por documento inábil é considerada desacompanhada de documento fiscal. Registre-se que o REDF será revogado a partir de 1º.01.2026 (Portaria SRE nº 37/2025) — art. 184. Os documentos fiscais e demais documentos relacionados ao imposto são conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 anos e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até a decisão definitiva, ainda que proferida após aquele prazo (art. 202; CTN, art. 113). Para confeccionar, mandar confeccionar ou utilizar impressos, o contribuinte solicita prévia AIDF, por meio do Posto Fiscal Eletrônico, uma para cada modelo, tipo, processo de emissão, série e subsérie (art. 194; Portaria CAT nº 23/2005). As penalidades do art. 527 são expressivas. Mercadoria desacompanhada de documentação fiscal: multa de 50% do valor da operação para o contribuinte, 20% para o transportador e 70% quando o transportador for o próprio remetente ou destinatário. Remessa a destinatário diverso: 40% para o contribuinte e o recebedor, 20% para o transportador, 60% quando este for o remetente ou destinatário. Recebimento sem documentação apurado por levantamento fiscal: 30%. Falta de emissão de documento: 50% do valor da operação ou prestação. Declaração falsa de origem/destino ou documento sem lastro: 30% do valor indicado. Adulteração, vício, falsificação ou uso de documento falso: 100% do valor indicado. Duplicidade de numeração e seriação ou valores diferentes nas vias: 100% do valor total. Documento que consigne importância inferior: 100% da diferença. Reutilização de documento: 100% do valor da operação ou prestação (art. 527, III e IV).

Carta de correção (CC-e) tem cinco grupos de erros vedados: A carta de correção, inclusive a CC-e para NF-e e CT-e, não pode corrigir: variáveis do valor do imposto (base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor); dados cadastrais que impliquem mudança do emitente, tomador, remetente ou destinatário; data de emissão ou de saída; campos da nota de exportação informados na DU-E; e inclusão ou alteração de parcelas de venda a prazo (art. 183, § 3º). Fora desses casos, a CC-e é o instrumento correto. Cancelamento só antes da saída da mercadoria: As irregularidades na emissão só podem ser sanadas por cancelamento quando o erro for percebido antes da saída das mercadorias; conservam-se todas as vias com os motivos e referência ao novo documento. Após a saída, a regularização segue os demais caminhos (regularização do art. 182, documentos de retorno/devolução). A DC-e, uma vez autorizada, não pode ser modificada. Calendário de substituição concentrado entre 2025 e 2026: NF3e substitui a conta de energia desde 1º.10.2025; NFCom substitui NFSC/NFST desde 1º.11.2025; NF-e do produtor rural obrigatória desde 05.01.2026; DC-e obrigatória desde 06.04.2026; CF-e-SAT e REDF descontinuados em 1º.01.2026; BP-e TM (transporte metropolitano) obrigatório em 1º.07.2026; NFGas (modelo 76) a partir de 03.11.2026. O CF-e-SAT alcança vendas de até R$ 10.000,00 enquanto vigente. Penalidades de 30% a 100% da operação: Mercadoria desacompanhada de documento: 50% (contribuinte), 20% (transportador), 70% (transportador que seja remetente/destinatário). Falta de emissão: 50%. Declaração falsa ou documento sem lastro: 30%. Adulteração, uso de documento falso, duplicidade de numeração, subfaturamento e reutilização: 100% (do valor indicado, do total ou da diferença, conforme o caso) — art. 527, III e IV. Operação com documento inábil é tratada como desacompanhada de documento fiscal. Guarda mínima de 5 anos, estendida por processo pendente: Documentos fiscais, faturas, duplicatas, guias e recibos relacionados ao imposto são conservados por, no mínimo, 5 anos e, quando relativos a operações objeto de processo pendente, até a decisão definitiva, ainda que proferida após esse prazo (art. 202).

O insumo não fixa prazos de cancelamento por espécie de documento eletrônico (NF-e, NFC-e, CT-e, MDF-e, BP-e, NFCom): trata do cancelamento apenas de forma geral (só antes da saída da mercadoria), remetendo aos procedimentos específicos de cada documento. Não há prazos de validade da nota fiscal para o trânsito da mercadoria no insumo de São Paulo. Contingência, denegação e inutilização de numeração dos documentos eletrônicos não são disciplinadas neste procedimento. O insumo cita a NFF apenas no quadro (Portaria SRE nº 97/2022), sem detalhar credenciamento, contingência ou eventos. IBS/CBS e Reforma Tributária não são objeto deste insumo, e nada consta a esse respeito.

RICMS-SP/2000 (Decreto nº 45.490/2000), arts. 124 e 212-O (documentos fiscais); RICMS-SP/2000, arts. 197 a 199 (série e subsérie) e art. 200 (conservação); RICMS-SP/2000, arts. 125 e 204 (momento da emissão) e art. 182 (regularização); RICMS-SP/2000, art. 183, § 3º (cancelamento e carta de correção); Portaria CAT nº 162/2008, art. 19; Portaria CAT nº 55/2009, art. 22; RICMS-SP/2000, arts. 186 e 192 (benefícios fiscais); RICMS-SP/2000, art. 184 (documento fiscal inidôneo); Portaria SRE nº 37/2025 (revogação do REDF em 1º.01.2026); RICMS-SP/2000, art. 202 (guarda por 5 anos); CTN, art. 113, §§ 2º e 3º; RICMS-SP/2000, art. 194 (AIDF); Portaria CAT nº 23/2005; RICMS-SP/2000, art. 527, III e IV (infrações e penalidades); Ajuste SINIEF nº 5/2021 (DC-e/DACE); Portaria SRE nº 28/2025; Portarias SRE nº 14/2025 (NFCom e NF3e), 42/2025 (NF3e), 80/2025 (NF-e/produtor rural), 40/2024 (NFC-e), 97/2022 (NFF), 28/2026 (NFGas); Portaria CAT nº 102/2018 (BP-e) e nº 147/2012 (CF-e-SAT); Ajustes SINIEF nº 10/2016, 37/2019 e 38/2025; Portaria SRE nº 33/2026 (atualização do procedimento).